L’an passé, le coronavirus a, entre autres, bouleversé le monde du travail. Les mesures de protection ont nécessité la mise en œuvre de nouvelles formes de travail et constitué de véritables défis pour une partie des cadres notamment. Dès lors, comment la direction peut-elle être envisagée et mise en œuvre en période de télétravail obligatoire comme celle que nous connaissons actuellement?
Un cadre sur cinq avait déjà l’habitude de gérer des équipes à distance avant le début de la crise liée au coronavirus. Ces cadres échangent avec des collaborateurs répartis sur différents sites ou exerçant dans un service externe et ne les rencontrent physiquement que rarement. Malgré l’obligation de télétravail actuelle, la donne n’a que peu changé pour ces cadres, qui ont pu en partie appliquer les mêmes méthodes éprouvées qu’auparavant.
Pour les cadres jusqu’alors habitués à un contact physique quotidien avec leurs collaborateurs et s’appuyant sur les avantages d’une gestion d’équipe sur site, le travail mobile a toutefois représenté un défi majeur. Le contact personnel et la proximité avec les collaborateurs – deux éléments parmi les plus essentiels en gestion – ont été interrompus par le télétravail rendu obligatoire. Les cadres dont la gestion reposait sur le principe selon lequel «la confiance, c’est bien, le contrôle, c’est mieux» ont récemment été contraints de repenser leur façon de faire. On ne peut effectivement pas contester le fait que le télétravail repose avant tout sur la confiance.
Les mesures suivantes peuvent s’avérer utiles pour une gestion à distance fructueuse, donc dans le cadre du télétravail également:
1. La confiance, c’est bien, le contrôle, c’est dépassé
Bien entendu, les résultats professionnels peuvent et doivent rester mesurables et contrôlables. La confiance naît lorsque les cadres demandent à leurs collaborateurs ce dont ils ont besoin dans le cadre du télétravail pour s’acquitter au mieux de leurs tâches. Les besoins des collaborateurs doivent être pris au sérieux et les souhaits individuels pris en compte dans la mesure du possible. Instaurer une gestion reposant sur la confiance implique de considérer les collaborateurs comme des personnes agissant de manière autonome et indépendante en mesure de prendre seules des décisions dans l’intérêt de l’entreprise.
2. Réunions informelles
De brèves réunions virtuelles facultatives en équipe peuvent être utiles pour maintenir un échange informel entre cadres et collaborateurs. La participation à ces réunions n’est pas obligatoire puisque ce type d’échange remplace les «bavardages» au poste de travail ou en salle de pause. Les collègues qui, avant, partageaient une pause-café peuvent perpétuer cette habitude en ligne. Le principal est ici d’entretenir l’échange informel, pas les discussions techniques spécifiques aux tâches à réaliser.
3. Communication numérique
Il convient de ne pas négliger la discipline et les échanges directs ou d’organiser régulièrement des réunions d’équipe. Le dialogue fixe et récurrent avec l’ensemble des collaborateurs est incontournable. Les collaborateurs ont besoin d’orientation, surtout en télétravail. La définition d’accords, d’objectifs et de tâches communs et l’instauration de discussions franches sur les questions et les thématiques personnelles doivent avoir lieu.
La structuration des relations exige un échange soutenu et régulier, la communication d’égal à égal étant un impératif.
4. Méthode de gestion: d’égal à égal
La coordination des processus de travail et la collaboration au sein de l’équipe sont rendues difficiles pour les équipes en télétravail. Aussi, dans le contexte de la gestion à distance, incombe-t-il aux cadres de mettre en place des tâches favorisant la coordination et la délégation.
La méthode de gestion «Management by Exception» (gestion par exception) gagne en importance. Tant que tout se déroule comme prévu, les collaborateurs peuvent se gérer eux-mêmes. Ce n’est qu’en cas d’évolutions, de problèmes ou de nouvelles situations inattendus que les collaborateurs contactent leurs supérieurs hiérarchiques. Il faut alors ensemble réfléchir à la situation et chercher des solutions.
5. Disponibilité: temps de travail
Les cadres doivent porter une attention particulière au temps de travail de leurs collaborateurs. En télétravail, ces derniers ont souvent tendance à rallonger leurs horaires de travail, à faire l’impasse sur les pauses-repas ou à continuer à travailler lorsqu’ils sont malades. Il est donc d’autant plus important de sensibiliser les collaborateurs à ces comportements. Pour ce faire, les cadres doivent systématiquement garder à l’esprit qu’ils montrent l’exemple.
6. Antennes spéciales empathie
Le télétravail implique de faire preuve d’une grande agilité intellectuelle, de discipline, d’une bonne organisation et de capacités d’autogestion, ce qui peut être la cause d’un surmenage mental. Les cadres feraient bien de s’intéresser à l’état mental de chaque collaborateur lors de réunions individuelles. Par ailleurs, il leur est recommandé de faire particulièrement attention aux mots qu’ils choisissent, à leur attitude et au contenu de leur communication en général. Si les supérieurs hiérarchiques observent un comportement inhabituel chez leurs collaborateurs, une discussion avec ceux-ci doit avoir lieu. Les cadres doivent écouter, prendre leurs collaborateurs au sérieux et être là pour eux.
Les cadres qui, malgré la conjoncture professionnelle actuelle, parviennent à concilier motivation, satisfaction, productivité et culture de la performance avec télétravail et éloignement géographique apportent une contribution considérable à la gestion réussie de cette crise. En outre, ils créent une valeur ajoutée à long terme.
Compte tenu de la charge psychique accrue chez les collaborateurs en télétravail, une gestion qui ménage la santé des travailleurs à distance occupe un rôle encore plus important. Une enquête de l’Université de Bâle montre que la part de personnes présentant des symptômes dépressifs depuis le printemps 2020 est passée de 9% à 18%. Une étude menée dans le monde entier avec le concours de l’Université de Zurich s’est penchée, entre autres, sur le développement de symptômes de malades psychiques pendant la première vague de coronavirus. Deux tiers des femmes et près de la moitié des hommes ont fait état de symptômes dépressifs de plus en plus présents.
Les mesures mentionnées offrent aux cadres des moyens pour détecter les surcharges chez les collaborateurs pendant les périodes de télétravail. Toutefois, elles nécessitent assurément de poser des questions ciblées et une bonne anticipation puisque le langage corporel et le contact physique sont absents des échanges virtuels.
Chez elipsLife, nous avons conscience de cette problématique exacerbée et des corrélations entre gestion à distance et gestion qui ménage la santé des collaborateurs. C’est pourquoi nous aidons nos clients et leurs cadres en leur proposant des formations et des ateliers en adéquation avec ces nouveaux besoins.
Auteurs:
- Marco Cereghetti, Corporate Health & Case Manager elipsLife CH/LI
- Alexandra Moser, Head Care Management CH/LI