Het is hoog tijd voor verzuimaanpak 2.0
Iedereen weet het: hoe eerder je verzuim actief aanpakt, hoe sneller je iemand weer aan het werk kunt helpen. De grote vraag is alleen hoe je dat dan precies moet doen. Een essentiële stap in het verlagen van verzuim en voorkomen van WIA-instroom is het versnellen van de begeleiding in de eerste weken. Triage is daarvoor een goede oplossing.
Bij een ziekmelding ben je als werkgever zomaar twee tot drie weken onderweg, voordat je ook maar iets weet of iets kunt doen aan de oorzaak van het verzuim. Dan heb je al weken verloren en dat is afgezet tegen het totale gemiddelde verzuim binnen een bedrijf een enorm percentage. Werken aan minder verzuim is nodig. De economie draait nog steeds goed, maar personeel is moeilijk te vinden en veel bedrijven zitten in een transitiefase vanwege de snelle technologische ontwikkelingen. Daarnaast lezen we alarmerende berichten over toenemend verzuim en de oorzaken daarvan: er zijn meer burn-outklachten en de verwachting is dat psychische klachten de komende jaren alleen maar in aantal gaan toenemen.
Niet alleen de verzekering
De kern van een succesvolle aanpak van verzuim is niet alleen kijken naar de verzekering, maar naar het totaalconcept: hoe optimaliseer je de keten in verzuimbegeleiding met partijen die goed zijn in het beperken van verzuim en het voorkomen ervan? Critici zullen zeggen: preventie is de eerste stap. Maar waar richt je je preventiemaatregelen precies op? Je kunt alleen effectief aan preventie doen als je weet wat de oorzaak is van het verzuim. Soms is het heel duidelijk waar je stappen kunt zetten, maar in veel situaties zien wij dat een preventiecursus wordt gezien als een leuk bedrijfsuitje, waarna iedereen weer overgaat tot de orde van de dag. Aanpakken en analyseren van verzuimgevallen is dus allereerst nodig om doelgericht aan preventie te kunnen doen.
Categoriseren vanaf dag één
Verzuim kent grofweg drie oorzaken: fysieke klachten, psychische klachten of werk- en privégerelateerde factoren. In de Verzuimaanpak 2.0 zoals wij die voorstaan, kun je als werkgever in een heel vroeg stadium laten categoriseren waar de oorzaak van het verzuim zit en mensen snel laten doorverwijzen naar dienstverleners die daadwerkelijk aan de oorzaak gaan werken. Dat gebeurt via triage. Dat wordt veel toegepast bij grote calamiteiten en bestaat uit het indelen van slachtoffers in verschillende categorieën om beter te kunnen bepalen wie welke hulp nodig heeft. Bij verzuimsituaties wordt de triage uitgevoerd door mensen aan wie taken van de arboarts zijn gedelegeerd. Dit is ook een antwoord op het probleem van de krimpende populatie van bedrijfsartsen.
Door deze werkwijze ook bij de verzuimaanpak te introduceren, kunnen we ten eerste de wachttijd sterk verkorten. Vaak duurt het minimaal vijf werkdagen voordat je bij een arboarts terecht kunt, terwijl die arts in 60 procent van de gevallen niets voor de medewerker kan doen omdat de oplossing meer in de mediationsfeer ligt, of bij een psycholoog. Daar ligt de eerste winst van dit model.
Integrale aanpak
De tweede winst is dat het gaat om een integrale aanpak van verzuim. De kosten van de dienstverlening zijn inbegrepen in de prijs van het concept. De werkgever hoeft niet eerst toestemming te geven voor het inschakelen van verzuimbegeleiders. Ook dat voorkomt vertraging: de medewerker kan direct worden doorverwezen naar de juiste partij, waar afspraken mee zijn gemaakt over doorlooptijden en kwaliteit. Een zieke medewerker heeft vanaf dag één mensen aan de telefoon die het mandaat hebben om ervoor te zorgen dat hij zo snel mogelijk geholpen wordt. Casemanagers hebben de ruimte om binnen hun mandaat via een strak triageprotocol medewerkers individueel te benaderen en de vertraging zo klein mogelijk te houden.
Besparing op verzuim
Als je dit op deze manier aanpakt, wegen de extra kosten die je maakt om iedereen direct vanaf de ziekmelding te benaderen niet op tegen de besparing die je realiseert op verzuim. Die is tussen de 15 en 25 procent. Dat is 0,9 tot 1,35 procent van de loonsom aan pure winst. En dan hebben we het nog niet eens over de gunstige invloed die deze aanpak heeft op de WIA-instroom. In de eerste 16 weken ligt 90 procent van de herstelkansen voor medewerkers. Ben je daarna nog ziek, dan is de kans op instroom in de WIA best groot. Met name in de eerste periode moet je het verzuim dus zo klein mogelijk houden. Ook zaken die na 16 weken nog aandacht behoeven, vallen onder dezelfde aanpak. Het voordeel is dat je veel sneller vervolgstappen kunt zetten omdat die opgenomen zijn in de prijs van de dienstverlening.
Pseudoverzuim
Met deze aanpak wordt het makkelijker om pseudoverzuim door grijs en zwart verzuim zo vroeg mogelijk te erkennen. Hoe langer dat verzuim duurt, hoe kleiner de kans dat iemand terugkeert in het arbeidsproces. Het gaat om gevallen waarin iemand zich uit protest ziekmeldt: het grijze verzuim. Meestal is er dan sprake van een lastige privésituatie of de werksituatie die stress bezorgt. Denk aan een mismatch tussen de werknemer en de bedrijfscultuur. Dat moet je veel eerder signaleren en wij denken dat het goed is om eerder dan de Wet Poortwachter voorschrijft al met een outplacementtraject te starten.
Sneller inzicht
Verzuim is een slechte oplossing voor deze situaties. Na 16 weken is iemand dan al zo ver van een regulier dagritme verwijderd, dat re-integratie heel moeilijk wordt. Met onze aanpak wordt een medewerker direct en structureel bevraagd over de oorzaak van zijn verzuim. Daarmee krijgt hij sneller zicht op een oplossing. Dit concept werkt als de integrale oplossing die bestaat uit dienstverlening en private verzekering van WGA en ZW. Definanciering van verzuim (al dan niet verzekeren) is uiteraard aan de werkgever. Dan bereik je ook het doel dat de arbeidsparticipatie wordt gemaximaliseerd. Wij hebben berekend dat werkgevers het verzuim met deze verzuimaanpak 2.0 tot 25 procent kunnen terugdringen.
En de preventie?
De partijen die betrokken zijn bij deze verzuimaanpak, analyseren de cijfers en rapporteren erover. Zo krijg je als werkgever veel beter inzicht in oorzaken van verzuim en kun je gerichter werken aan het voorkomen van uitval.